W ostatnich latach możemy zaobserwować dynamiczny rozwój oferty rynkowej wyspecjalizowanego oprogramowania wspierającego zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie. Jest to oczywiście odpowiedź branży informatycznej na popyt będący wynikiem rosnącej świadomość przedsiębiorców. Dziś nie trzeba nikogo przekonywać, iż inwestycje w tym zakresie pozwalają na znaczącą optymalizację kosztów i zapewniają podniesienie jakości świadczonych usług. Widać to szczególnie w przypadku branży TSL (transport, spedycja, logistyka), gdzie odpowiedzią na zapotrzebowanie są systemy klasy TMS (Systemy Zarządzania Transportem). Zapewniają one dostęp do szeregu funkcjonalności ułatwiających realizację podstawowych zadań spedytorów i dyspozytorów oraz dostęp do rozbudowanych modułów analityczno-raportowych. Systemy te pozornie zapewniają podobne funkcjonalności, choć w rzeczywistości różnią się zasadniczo. Wybór odpowiedniego oprogramowania stanowi niekiedy nie lada wyzwanie.

Już na pierwszy rzut oka systemy TMS podzielić można na dwie grupy, które różnią się przyjętym modelem budowy i sposobu przechowywania danych. Modnym obecnie rozwiązaniem jest budowa systemów dostępnych przez platformy internetowe i przechowujących dane w tzw. CHMURZE (serwer dostawcy oprogramowania). Dostawcy tych rozwiązań promując swoje produkty podkreślają ich mobilność  oraz niskie koszty zakupu w modelu abonamentowym. Mobilność wydaje się w dzisiejszych czasach ogromną zaletą. Pamiętamy jednak, że dzisiejszy rozwój technologii IT umożliwia równie wydajną pracę zdalną na systemach zainstalowanych lokalnie, jak w przypadku systemów w CHMURZE. Argument ten nie jest zatem tak  przekonujący, jak mogłoby się wydawać. Zwrócić jednocześnie należy uwagę na aspekt bezpieczeństwa gromadzonych informacji poufnych. W tym kontekście rozwiązanie lokalne wydaje się bardziej wskazane. Dane przechowywane są bowiem na serwerach własnych nadzorowanych i zabezpieczonych przez użytkownika. Eliminuje to ryzyko  nieautoryzowanego dostępu do danych i potencjalnego wykorzystania ich przez osoby nieporządane. Argument cenowy jest równie mało przekonujący, gdyż w dłuższej perspektywie czasu koszty abonamentu zawsze będą droższe niż jednorazowy zakup licencji.

 

Kolejnym aspektem wymagającym porównania obydwu rozwiązań jest dostęp funkcjonalności. Systemy TMS dostępne on-line wymagają dwukierunkowej komunikacji przez Internet. W celu zapewnienia płynności pracy systemów w CHMURZE producenci zmuszeni są do ograniczenia dostępnych funkcjonalności, możliwości konfiguracji i rozbudowy. W większości przypadków skutkuje to zapewnieniem realizacji wyłącznie podstawowych zadań oraz brakiem możliwości adaptacji do potrzeb i wymagań indywidualnych. Użytkownik zdany jest na rozwiązanie szablonowe, którego modyfikacje są z reguły niemożliwe. W znacznej większości przypadków rozwiązanie on-line sprawdza się w najmniejszych organizacjach. Liczyć się one jednak powinny z koniecznością poniesienia w niedalekiej przyszłości kolejnych kosztów związanych z inwestycją w dużo bardziej konfigurowalne i rozwojowe systemy lokalne.

 

Wybierając system TMS instalowany lokalnie zwrócić należy uwagę na jego konfigurowalność i możliwości rozbudowy. Wdrożenie nowego systemu oprócz kosztów wiąże się przede wszystkim z pracami konfiguracyjnymi, migracją danych i szkoleniami nowych użytkowników. Proces ten niejednokrotnie jest bardzo czasochłonny. Przebiega on jednak znacznie szybciej z systemami  zapewniającymi możliwość jego łatwej adaptacji do funkcjonujących w przedsiębiorstwie procesów i zadań. Dokonując wyboru pamiętać również należy, iż w miarę rozwoju firmy pojawiać się będą nowe potrzeby, których zaspokojenie gwarantować będą jedynie systemy modułowe. Umożliwiają one bowiem szybką rozbudowę systemu o nowe funkcjonalności przy zachowaniu niskich kosztów wdrożenia.

 

Jedną z najistotniejszych kwestii jest zakres funkcji dostępnych w systemie TMS przyśpieszających codzienną pracę oraz zapewniających bezpieczeństwo realizowanych transakcji. Elementy te wpływają na efektywność pracy użytkowników, ich wydajność i tym samym wygenerowany przez nich wynik finansowy. Pomocne w tym zakresie są integracje umożliwiające z poziomu systemu TMS automatyczną weryfikacje kontrahentów i pobieranie pełnych danych teleadresowych, komunikację SMS i email z kierowcami i kontrahentami czy integracje z systemami telematycznymi (GPS), mapami elektronicznymi oraz giełdami transportowymi. Wartości dodaną stanowią moduły umożliwiające kontrahentom użytkownika złożenie zapytań lub zleceń za pośrednictwem strony www Uzupełnieniem tego szerokiego wachlarza funkcjonalności jest integracja z systemami finansowo-księgowymi (FK) i innymi elementami systemów ERP. To właśnie dzięki nim raz wprowadzona informacja może być wykorzystywana w wielu systemach bez potrzeby manualnego jej powielania.

 

Wyżej wymienione elementy stanowić powinny podstawę analizy przy wyborze odpowiedniego systemu TMS. Powinny one być oczywiście uzupełnione o referencje dostawcy oprogramowania, jego doświadczenie, poziom oferowanego serwisu oraz wsparcie rozwoju oferowanych rozwiązań.  Pamiętać również należy, że system powinien zapewnić nie tylko obecne potrzeby, ale również te przyszłe, których możemy oczekiwać w miarę rozwoju firmy. W jednym z głównych założeń system TMS ma przyczynić się do lepszej organizacji pracy, kompleksowej rejestracji danych i redukcji kosztów. Pochopny zakup skutkuje zazwyczaj skutkami odwrotnymi, niż te planowane.