Wdrożenie programu SPEDTRANS dla dystrybucji

STUDIUM PRZYPADKU

WDROŻENIE SYSTEMU SPEDTRANS DLA DYSTRYBUCJI.

PEŁNA INTEGRACJA Z OPERATORAMI LOGISTYCZNYMI.

CHARAKTERYSTYKA PROFILU KONTRAHENTA

     Firma zajmuje się dystrybucją. Sieć sprzedaży obejmuje około stu sklepów własnych i franczyzowych oraz grupę przedstawicieli handlowych obsługujących klientów hurtowych i kilka tysięcy klientów detalicznych. Wysyłki w ilości kilkudziesięciu tysięcy paczek i palet rocznie realizowane są z magazynu centralnego o powierzchni 15 tysięcy metrów kwadratowych. Transport realizowany jest na bazie stałych umów przez kilka firm kurierskich – czołowi operatorzy logistyczni na polskim rynku. Stałe trasy obsługiwane są własnym taborem, zaś w szczególnych sytuacjach transport wspomagany jest kilkunastoma mniejszymi przewoźnikami.

Rodzaje zleceń:

• zlecenia krajowe z magazynu centralnego
• zlecenia krajowe, odbiory/dostawy z Polski (spoza magazynu centralnego)
• zlecenia zagraniczne z magazynu centralnego
• zlecenia zagraniczne – odbiory/dostawy

Zlecenia: drobnicowe, kurierskie, cało-pojazdowe.
Opcje: pobranie gotówki, ubezpieczenie towaru, ADR, itp.

STAN PRZED WDROŻENIEM

     Zamówienia zaakceptowane do realizacji trafiają do pracowników Magazynu, którzy formują opakowania wysyłkowe w postaci palet lub paczek i rejestrują wagę poszczególnych elementów przesyłek. Następnie Dział Koordynacji Dostaw przypisuje przesyłki do poszczególnych firm kurierskich oraz drukuje etykiety i listy przewozowe. Każda firma kurierska wymaga rejestracji przesyłki w swojej aplikacji. Magazyn wyszukuje i łączy dokumenty z przesyłkami. A następnie realizuje fizyczne wydanie towaru poszczególnym firmom kurierskim.

OCZEKIWANY EFEKT

     Przy porównywalnej jakości usług, powinna zostać wybrana firma kurierska oferująca najniższy koszt wykonania usługi. Należy umożliwić szybkie porównanie kosztów wysyłki, biorąc pod uwagę wszystkie współpracujące firmy kurierskie, bez konieczności kilkukrotnego wprowadzania danych do aplikacji kurierskich. W przypadku czterech firm kurierskich oraz po uwzględnieniu możliwych usług dodatkowych i terminowych mamy kilkanaście możliwości wysyłki. Każdorazowo wyceniane są wszystkie warianty wysyłki i podpowiadana jest najtańsza usługa.

Operator powinien zająć się jedynie obsługą wyjątków, z którymi nie radzi sobie algorytm zaimplementowany w systemie. W pierwszej fazie wdrożenia, na etapie dostrajania algorytmu, jeżeli Operator nie akceptuje firmy sugerowanej przez system, to zmienia ją i notuje, dlaczego dokonał innego wyboru. Typowe przesyłki, gdzie algorytm wybiera optymalną formę dostawy, od razu kierowane są do realizacji, do Magazynu, a wyjątki kierowane są do Działu Koordynacji Dostaw. Przyjęcie nowego pracownika, jak również umowa z nową firmą kurierską nie powinny wymagać intensywnych szkoleń. Należy udostępnić jeden wspólny interfejs użytkownika z jednolitym schematem obsługi wspólnym dla wszystkich kurierów (zastąpiono cztery oddzielne aplikacje systemem SPEDTRANS).

Dane do systemu informatycznego powinny być wprowadzane tylko raz. Zamiast ponownie wprowadzać dane do aplikacji firm kurierskich należy pobierać je interfejsem z systemu nadrzędnego. Należy wykonać interfejsy do systemu ERP firmy, interfejsy do komunikacji z firmami kurierskimi (pełna integracja), połączenie z systemem ADR oraz wagami elektronicznymi. Należy mierzyć efektywność procesu optymalizacji kosztów wysyłki i poziom terminowości dostaw. Historia wycen jest przechowywana w celu dokonywania analiz uzyskanych oszczędności, a informacje o statusie doręczenia przesyłki są automatycznie pobierane z systemów firm kurierskich. Zaproponowane rozwiązanie powinno posiadać możliwość definiowania uprawnień do poszczególnych modułów i funkcji.

ROZWIĄZANIE

Wybrano system zarządzania transportem SPEDTRANS.

• System jest zaprojektowany tak, aby użytkownik mógł w jednolity sposób obsłużyć procesy transportu i spedycji niezależnie od formy dostawy i rodzaju przewoźnika.
• Mnogość opcji i łatwa konfiguracja systemu pozwala obsłużyć wysyłkę własnym lub wynajętym transportem, spedycję przy pomocy firm kurierskich oraz zlecenia odbioru przesyłek z innych magazynów lub firm w obrocie krajowym i międzynarodowym.
• Łatwość tworzenia interfejsów pozwala na komunikację z różnymi systemami niezależnie od sposobu komunikacji (FTP, SMTP, HTTP, WEBSERVICE, ODBC), rodzaju wymienianych komunikatów (xml, csv, inne), czy formy przechowywania danych (bazy danych: MS SQL, Oracle i inne).
• Skalowalność – dzięki wbudowanym mechanizmom wdrożeniowym możliwa jest rozbudowa systemu o kolejne moduły funkcjonalne

KORZYŚCI

• Obniżono koszty transportu
• Skrócono znacząco czas realizacji zlecenia wysyłki
• Wyeliminowano ręczne wprowadzanie danych
• Zgromadzono wszystkie dane w jednym spójnym systemie
• Uzyskano większą wydajność Działu Koordynacji Dostaw oraz Magazynu
• Zapewniono obiektywną metodę pomiaru uzyskanych oszczędności

DODATKOWE INFORMACJE

Dla zainteresowanych programem dla firm transportowych służymy referencjami oraz prezentacją on-line.

Zapraszamy do współpracy.